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Zeit und Nerven sparen: 9 Tipps zur Prozessoptimierung im Handwerk

Zeit ist Geld: das gilt besonders im Handwerk. Nicht reibungslos laufende Prozesse sind darum besonders ärgerlich. Fehlende Ersatzteile, falsch geplante Timings oder personelle Engpässe lassen sich allerdings in vielen Fällen vermeiden. Lesen Sie hier, wie man Störfaktoren in den Griff bekommt. 

Da hat man sich an einem schönen Sommerabend zum Feierabendbier verabredet – und muss absagen, weil mal wieder alles schief gelaufen, der Kollege im Urlaub ist und man stattdessen Überstunden machen muss. Oft genug liegt das nicht an spontanen Engpässen, sondern an vermeidbaren Fehlern im System. Prozessoptimierung heißt das Zauberwort. Aber wo und wie anfangen? Diese Praxistipps bieten konkrete Ansatzpunkte für eine Optimierung:

  1. Bestehende Prozesse beobachten, hinterfragen und dokumentieren
    Nach einer Studie des amerikanischen Marktforschungsinstituts Gartnersteigt die Effizienz eines Prozesses allein durch seine Dokumentation um rund 15 Prozent. Denn durch die genaue Betrachtung wird man sich der vorhandenen Schwachstellen bewusst. Wichtig: erfahrene Mitarbeiter einbinden. Oft ist im Betrieb genau bekannt, wo es hakt – das Wissen wird nur nicht abgefragt.
  2. Verantwortlichkeiten klären: wer macht was?
    Wichtig für effiziente Prozesse ist, dass jeder Beteiligte seine Rolle kennt: Wer ist zuständig für die Durchführung – und wer für das Ergebnis unterm Strich? Wer muss informieren, wer informiert werden? Wer hat die Verantwortung für einzelne Prozesse?
  3. Anlaufpunkte reduzieren und Aufgaben verteilen
    Viele Aufgaben wandern von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, weil jeder nur für einen Teil davon zuständig ist – und nur ein einziger Flaschenhals in dieser Kette verlangsamt den gesamten Prozess. Effizienter ist es, gerade routinemäßig anfallende Aufgaben so zu gestalten, dass sie durchgängig von einem einzigen Mitarbeiter erledigt und so zeitraubende Schnittstellen eliminiert werden können.
  4. IT-Systeme optimieren
    Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren unterschiedlichen Programmen, die nicht miteinander kommunizieren: So kann das Abrechnungssystem beispielsweise nicht auf die Daten aus der Kundenmanagement-Software des Vertriebs zugreifen. Das Ergebnis: vermeidbare manuelle Mehrarbeit. Die Optimierung der IT-Infrastruktur spielt deshalb eine wesentliche Rolle bei der Prozessoptimierung.  
  5. Organisieren von Lager und Inventar
    Fehlende Ersatzteile verursachen Verzögerungen und kosten Geld – zu hohe Lagerbestände binden Kapital. Wer einen genauen Überblick über Warenein- und -ausgang hat, kann besser planen und vermeidet Verschwendung.
  6. Mehrwert durch Investitionen schaffen
    Manchmal muss man investieren, um sparen zu können: vielleicht in eine neue Maschine, vielleicht in die IT, vielleicht in neue Räumlichkeiten. Wenn eine Maschine zum Beispiel Material spart und gleichzeitig die Prozesse beschleunigt, dann haben die Mitarbeiter mehr Zeit für nicht automatisierbare Leistungen. Wichtig: keine Einbußen bei der Qualität machen.
  7. Lieferanten und Partner in die Pflicht nehmen
    Partner und Lieferanten sind ein wichtiger Teil der Wertschöpfungskette – was nicht geliefert wird, kann nicht verarbeitet werden, und die schlechte Qualität eines Ersatzteils beeinträchtigt die eigenen Prozesse. Ein kritischer Blick auf bestehende Kooperationen schadet nicht, selbst wenn man dabei nur merkt, dass man bereits gut aufgestellt ist.
  8. Durchlaufzeiten und Bearbeitungszeiten prüfen
    Die Bearbeitungszeit definiert sich durch die tatsächliche Dauer für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe. Die Durchlaufzeit ist der Zeitraum von Anfrage bis Erledigung. Braucht man für eine Aufgabe theoretisch eine Bearbeitungszeit von 5 Stunden, die Durchlaufzeit beträgt aber 5 Tage, dann sollte man seine Prozesse auf den Prüfstand stellen.
  9. Bewusstsein schärfen
    Last, but definitely not least: Vor allem Mitarbeiter, aber auch Partner dürfen nicht außen vor gelassen werden. Sie müssen ein Bewusstsein dafür entwickeln, dass ineffiziente Prozesse und Verschwendung langfristig allen schaden. Denn gerade kleinere Probleme lassen sich oft mit ein wenig Achtsamkeit und gesundem Menschenverstand in den Griff bekommen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Optimierung Ihrer Prozesse!

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Rainer Langelüddecke
Rainer Langelüddecke
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